Gölge Performans Ölçütleri İçin: Veri Analizi
Altı yıllık geçmişi olan Deniz Hastanesi, bir uydu kentte tıp merkezi olarak açılmıştır. Kısa sürede, hasta yoğunluğunun beklenenden fazla olması ve talebin yoğunlaşmasıyla 40 yataklı bir hastane halini alır. Hasta sayısının çokluğu, arşivi, kapasitesi gibi nedenlerle veri yönetimindeki eksikler göze çarpar. Hızlı ve güvenilir rapor almak için iyi bir yazılım gereksinimi ortaya çıkar. Bu durumda siz olsaydınız ne yapardınız?
Kübra Özkılınç GÜLEÇ
Sağlık Eğitimcisi
Sağlık Yönetimi Bilim Uzm.
Deniz Hastanesi, 2001 yılında Anadolu yakasında İstanbul’un yeni yerleşim alanlarından olan bir uydu kentte tıp merkezi olarak açılmıştır. Kısa bir süre içinde hasta yoğunluğunun beklenenden fazla olması, nüfusla beraber talebin de yoğunlaşması nedenlerine bağlı olarak 40 yataklı bir hastane halini almıştır.
2001’de dahili branşlarla sınırlı olan dar hizmet yelpazesi, bugünlere gelindiğinde genel cerrahi, ağız ve diş sağlığı, çocuk hastalıkları, kadın hastalıkları ve doğum, KBB, dahiliye, üroloji poliklinikleri ve görüntüleme merkezinin eklenmesi ile genişlemiştir.
Bölgenin en iyi hastanesi olarak gösterilmesine rağmen, her kurum gibi doğru stratejiler uygulayarak yeni yatırım hedefleri bulunmaktadır. Bir danışmanlık şirketi ile işbirliğine giderek bu sürecin planlamasına ilişkin destek aranır.
Danışmanlık şirketi ile görüşmelerde ise pek çok konuda verilerin yetersiz kaldığı, ulaşılabilenlerin ise güvenirliliğine ilişkin sorunlar göze çarpar. Üstelik hasta sayısının çokluğu, arşivin kapasitesinin büyüklüğü gibi nedenler veri yönetimindeki eksiklerin giderilmesi ihtiyacını arttırmıştır.
Bu süreçte ilk beklenen hızlı ve güvenilir rapor alabilmektir. Bunun için de iyi bir yazılım gereksinimi ortaya çıkmaktadır. Projeden diğer beklentiler ise;
• Hangi verilerin nasıl ve kimler tarafından toplanacağının belirlenmesi,
• Verilerin analizi,
• Verilerin doğruluğunun incelenmesi, kontrol edilmesi, doğruluk oranının tespiti ve doğruluk oranının arttırılması,
• Doğru olmayan verinin yol açacağı potansiyel problemlerin en aza indirgenmesidir. Verileri sağlayacak birimler ve raporlama periyotları da belirlendikten sonra, ana süreçlerin kendileri ile ilgili hangi verilerin performans ölçümlerine katkı sağlayacağı ve bu verilerin toplanmasına ilişkin yöntemler belirlemeleri istenmiştir.
İlk iş süreçlerin izlenmesi amacı ile verilerden yola çıkarak performans ölçümü için ana bir kategorilendirmeye gidilmiştir. Bu sınıflandırmada ana başlıklar ve tanımları aşağıdaki gibi oluşturulmuştur:
• Genel indikatörler
• Hastanenin performansını makro düzeyde izlemek ve değerlendirmek amacıyla belirlenmiş veriler
• Spesifik indikatörler
• Süreç çalışma grupları gereksinimleri sonucu ortaya çıkan veriler
• Birimlere ait indikatörler
• Birim içi ve birimlerarası fonksiyonlar ile ilgili performanslarının veri bazında izlenmesini ve değerlendirilmesini sağlamak amacıyla, birim yöneticileri ile yapılan görüşmeler sonucu belirlenen indikatörler.
Sizce;
• Deniz Hastanesi’nin kurumsal yönetime geçiş döneminin ilk ayağı olarak belirlediği bu çalışmada, hedef belirlenmesi ve bunlara ulaşılıp ulaşılamadığının bilgisine sahip olma, ölçülmesi ve raporlanmasının gerçekleştirilmesi için neler yapılmalıdır?
• Genel indikatörler, spesifik indikatörler, birimlere ait indikatörler neler olmalıdır?
• Veriler kimler tarafından ve nasıl toplanmalıdır?
• Raporlama etkinliği nasıl denetlenmelidir?
Hayallerin gerçekleşmesi mümkündür
Avrasya Hospital Kalite Temsilcisi ve Bilgi İşlem Sorumlusu Güner MOLLAOĞLU örnek vaka ile ilgili görüşlerini şöyle aktardı: “BİLGİ GÜÇTÜR”
Francis Bacon
Deniz Hastanesi’nin kurumsallaşma sürecinde yetersiz veri, mevcut verilere güvensizlik, arşivleme sorunu ve veri yönetim eksikliğinin giderilmesi ayrıca yeterli, hızlı ve güvenilir rapor alabilmek amacıyla tüm birimleri kapsayacak entegre bir hastane yönetim bilgi sistemine ihtiyacı vardır. Ayrıca hastanenin iş süreçlerinin de tanımlanarak görev dağılım ve organizasyonun işleyiş mantığı da kurallara oturtulmalıdır. Ana süreçler belirlendikten sonra, tıbbi ve destek hizmetler gibi alt süreçlerde tanımlanmalıdır.
Üst yönetimine ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlamak amacıyla; bilgi yönetim sisteminin içerisinde kaynak kullanımı ve programlama sistemi, mali yönetim sistemi, malzeme ve tesis yönetim sistemi, personel yönetim sistemi, tanı ve tedaviyi desteklemeye ilişkin sistemlerin bulunması gereklidir.
Bu sistemleri içerisinde barındıran entegre bir hastane otomasyonu ile yönetimin hedefleri belirlemesinde gerekli olan verilerin girilmesi ve bu verilerin işlenerek hedeflerin tutturulmasında ve yeni hedeflerin belirlenmesinde gerekli olan bilgi toplanabilir.
Ayrıca hastaneye kurulması düşünülen HBYS’nin kullanıcı dostu bir ara yüzü olmalı, tüm birimler arasında bilgi alışverişini sağlaması, hastanın hastaneye girmeden önceki süreçleri de dahil olmak üzere (randevu, Call-Center vs.) hastanede yapılan tüm işlemlerini kapsayan, mali ve tıbbi tüm kayıtlarının izlenebildiği ve modüler yapıda olması önemlidir.
Hastane Bilgi yönetim sisteminin kurulmasında ilk aşama personelin eğitimi, sistemin testi ve geçiş süreci, sistemin kontrolü ve sistemin izlenmesi gerekmektedir. Bunu sağlamak için hastane bünyesinde bilgi işlem birimi kurulmalıdır. Bilgi işlem birimi ile birlikte HBYS içerisine girmeyen süreçleri de yürütmek için kalite yönetim birimi de kurulmalıdır.
Bu iki birim ile birlikte halkla ilişkiler, pazarlama, satınalma, insan kaynakları, muhasebe ve diğer tıbbi birimlerden belirlenecek sorumlular çalışma grupları oluşturmalı, verilerin işlenmesinde ve ölçümlenmesinde görev almalıdırlar. Kurulacak çalışma grupları ile tüm birimlerin veri girişlerini düzgün ve zamanında yapması sağlanmalıdır. Girilen veriler ışığında yönetime günlük, haftalık, aylık ve yıllık bazda raporlar sunulmalıdır.
Kurulan yönetim sisteminde takip edilmesi gerekli indikatörler ise kabaca şöyle sıralanabilir;
Genel indikatörler: a) Hastaneye başvuran hastaların profili ve memnuniyet ölçümleri (yaş, cinsiyet, sosyal güvencesi, eğitim durumu, coğrafi konumları, hastane hizmetlerinden memnuniyet, çalışanlardan memnuniyet, hastane genel temizlik ve düzeninden memnuniyet, vs.) b) Günlük ayaktan ve yatan hasta sayıları (polikliniklere ve başvuran hasta sayısı, poliklinik artış oranları, yatan hasta sayısı, hasta yatak işgal oranları, tetkik birimlerine başvuran hasta sayısı vs.) c) Günlük kasa hareketleri (gelir ve gider dağıtım tabloları, doktor ve personel giderleri, eczane ve satın almanın malzeme ve stok giderleri, teknik malzeme ve cihaz bakım giderleri vs.) d) Personel davranışları (personel devir hızları, çalışan memnuniyet oranları vs.) e) Süreçlerin iyileştirme çalışmalarının etkinliği f) Belirlenen hedeflere ulaşma oranları, ilgili birimlerce girilen veriler ışığında izlenmelidir.
Spesifik İndikatörler: Çalışma gruplarının belirleyeceği alanlarda spesifik bazı indikatörler de izlenmelidir. Örneğin: Enfeksiyon ölçümleri, çalışanlara verilen eğitimlerinin verimliliği, depo sayımları doğruluk oranları, hastaların poliklinikteki bekleme süreleri, hastane mortalite ve morbidite oranları, hasta şikayetleri giderilme oranları, uygunsuzlukların giderilme oranları, personel eğitiminin etkinliği , yanlış kesilen fatura oranları vs. ilgili çalışma grupları tarafından izlenmeli, ölçülmeli ve yönetim ile birlikte değerlendirilmelidir.
Birimlere ait indikatörler: Her birim kendi süreci ile ilgili oluşturulmuş olan indikatörler çerçevesinde verileri toplamalıdır. Bu indikatörlere birkaç örnek verecek olursak Laboratuarda tekrarlanan test oranı, 24 saat içinde Acil Servise dönüş oranı, ameliyathane ortam kültürleri takip oranı, arıza giderme oranı, poliklinik bazında hasta memnuniyet oranları, Miadı geçmiş ilaç-malzeme oranları vs.
Hastane yönetimi veri analizi konusunda bir prosedür ve bu prosedüre bağlı talimatlar hazırlayarak hangi birimin hangi verileri toplayacağının kurallarını belirlemelidir. Ayrıca Hastane Bilgi Yönetim Sisteminden alınan verilerde Bilgi İşlem tarafından toplanmalıdır. Hastane içerisindeki tüm birimler veri toplama görevini üstlenmelidir. Her birimde görevlendirilecek bir sorumlu önderliğinde günlük, haftalık ve aylık veriler toplanmalı bunlar belirlenmiş prosedüre göre Kalite Birimine iletilmelidir. Kalite Birimi tarafından da toplanan veriler istatistiki tablolar şeklinde yönetime sunulmalıdır.
Kurulan sistemin raporlama etkinliği ise; belli periyotlarda toplanan verilerden oluşturulan raporlarla veri kaynakları karşılaştırılarak değerlendirilmeli, raporların doğruluğunun teyidi yapılmalıdır. Bunun için iç denetim mekanizması kurularak bu verilerin toplanmasında uygulanan teknikler ve verileri raporlayanların yöntemleri incelenmelidir. Çalışma gruplarından oluşturulacak bir iç denetçi ekibi kendi süreci hariç diğer süreçlerdeki verilerin toplanması ve raporlama süreçlerini inceleyebilir.
Aslında hayal ürünü olan Deniz hastanesi örneğinden hareketle ülkemizde buna benzer büyüme hikayelerinin gerçekten hayata geçirildiğini görebiliriz. Ülkemizde bunun örnekleri vardır.
